logo

Netmaking

22 71 95 97

Maria Tengs

Hvem bør bidra i webprosjektet mitt?

Du har fått ansvaret for å sette i gang et spennende webprosjekt, og må nå trå den smale stien mellom å involvere for mange eller for få av dine kolleger. Hvordan velge de riktige menneskene til de riktige oppgavene?

Start med følgende spørsmål: Hvem kommer til å påvirkes av dette prosjektet? 

Å definere stakeholders i inngangen til et prosjekt hjelper deg med å identifisere hvem som bør jobbe med prosjektet, hvilke avdelinger som må frigi ressurser, hvem som bør sette av tid i hvilke prosjektfaser, hvem som har best kompetanse på behovene og hvem det må kommuniseres med underveis.

Fase 1: Vi trenger en løsning

La oss se for oss følgende scenario: Bedriften din skal investere ressurser i et intranett som skal fungere som bedriftens primære kommunikasjonskanal og kunnskapsbase. Kommunikasjonsjefen er prosjekteier med overordnet ansvar for at prosjektet når sine mål.

Du jobber i kommunikasjonavdelingen og blir valgt til prosjektleder med beslutningsmyndighet og ansvar for gjennomføring av prosjektet. Men du har hverken kunnskap eller kapasitet til å gjennomføre prosjektet alene, og samler en prosjektgruppe.

Du representerer ansvarsområdene innholdsproduksjon og publisering, men trenger bistand fra  IT-avdelingen, som vil få ansvar for drift, og markedsavdelingen, som har ansvar for internkommunikasjon. Sammen skal prosjektgruppen avdekke flest mulige behov i sine respektive avdelinger for å sikre at kravspesifikasjonen hensyntar alle interessenter, det vil si både de som bygger og bruker intranettet.

Oppsummering: I startfasen er det viktig å lande de konkrete ansvarsområdene for prosjektet og sørge for at flest mulig interessenter blir hørt når behovene skal kartlegges.

Samarbeid i et webprosjekt.

Fase 2: Innledende samarbeid med leverandør

Prosjektgruppen har valgt en leverandør og gjennomfører møter for å ta videre avgjørelser om gjennomføring. Sammen med leverandøren avgjøres konkret funksjonalitet, brukeropplevelse og visuelt design, samt at det blir enighet om en fremdriftsplan. Du fungerer som primærkontakt mot leverandøren.

Oppsummering: Prosjektgruppen, med prosjektlederen i front, setter premissene for videre prosjektgang.

 

Fase 3: Leverandøren utvikler

Underveis i prosjektutviklingen vil leverandørens prosjektleder ha behov for å avklare skisser og detaljert funksjonalitet. Denne kommunikasjonen gjøres helst med deg, som gjør beslutninger og tar eventuelle avklaringer internt med prosjektgruppen.

Oppsummering: Under utviklingen har leverandør behov for et fast kontaktpunkt for løpende avklaringer og avgjørelser.

Fremdriftsplan

Fase 4: Kundetesting

Når leverandøren har designet, utviklet og testet intranettet er det tid for kundetesting. Leverandøren vil gi prosjektgruppen opplæring i systemet og deretter gi deg en oversikt over hva som bør testes og på hvilken måte. Du har ansvar for å fordele testoppgavene videre innad i prosjektgruppen.

Du tester bruk av publiseringsverktøyet og presentasjon av intranettet på ulike enheter. IT-medarbeideren tester tekniske problemstillinger som integrasjon mot andre systemer, innlogging utenfor brannmur og hastighet. Markedsmedarbeideren sjekker om bedriftens visuelle identitet er implementert som avtalt på alle sider. Du bør også la ansatte utenfor prosjektet teste løsningen. Ferske øyne ser og opplever andre ting enn de som har vært involvert hele veien. Det er også naturlig at prosjekteier får presentert løsningen.

Du har ansvar for å formidle eventuelle tilbakemeldinger til leverandørens prosjektleder.

Oppsummering: Under kundetestingen skal det kvalitetsikres at behovene og avgjørelsene som er avdekket og tatt underveis er ivaretatt av leverandør. Denne fasen bør involvere representanter for mange interessentgrupper.

Kundetesting

Fase 5: Lansering og videreutvikling

Når du har akseptert leverandørens løsning vil det være prosjektgruppens ansvar å klargjøre for lansering. De respektive rollene i gruppen vil sørge for at intranettet fylles med faglig og sosialt innhold og at de ansatte får egne brukere og tilstrekkelig informasjon for å ta i bruk intranettet.

Når lanseringen er gjennomført og intranettet er tatt i bruk er det naturlig at prosjektgruppen oppløses. Før den tid må det imidlertid velges en produkteier som har det løpende ansvaret for å sikre at løsningen blir ivaretatt av både bedriften selv og av leverandøren. I dette tilfellet vil ansvaret naturlig tilfalle kommunikasjonsavdelingen.

Oppsummering: Prosjektgruppen gjør en siste felles innsats for å introdusere løsningen til alle brukere. Gruppen oppløses og ansvaret for løsningen overtas av en produkteier.

 

Ready, set, go!

Ikke alle vil kunne fordele prosjektansvar i like stor eller liten grad som i eksempelet over. Det viktigste er at du sørger for å definere hvilke personer prosjektet har nytte av og sørge for at disse setter av nok tid under prosjektets forløp. Slik fasiliterer du et smidig prosjektløp der de viktigste interessene ivaretas.

Lykke til!

 

Les også:Hvordan snakke med utviklere

Maria Tengs

Maria Tengs

Maria har tidligere jobbet i Netmaking som prosjektleder. Med bakgrunn fra både innholdsproduksjon og prosjektledelse i filmbransjen har Maria en unik kundeforståelse som er sårt etterlengtet i en ellers nerdete bransje. Når Maria ikke rydder opp i ting liker hun film generelt, og Jack Nicholson spesielt.