logo

Netmaking

22 71 95 97

Maria Tengs

Hvordan få gode tilbud på webprosjekter?

Slik legger du opp tilbudsforespørselen for å motta de mest relevante tilbudene.

Når du inviterer til en tilbudskonkurranse i forbindelse med en ny webløsning ønsker du formodentlig at forespørselen skal resultere i at flest mulig kvalifiserte leverandører leverer tilbud, og at du i prosessen vil bli i stand til å velge det beste tilbudet blant disse.

Et godt utgangspunkt er å definere vurderingskriterier som knyttes til hva du ønsker å oppnå med webløsningen. Denne overordnede tilnærmingen og et fokus på hvordan du innhenter informasjon vil gjøre deg i stand til å utføre de konkrete vurderingene som resulterer i en tilbudsvinner på en mer strategisk måte enn eksempelvis detaljerte kravformuleringer vil gjøre. Nedenfor beskriver jeg fem vurderingskriterier du kan nyttegjøre deg av.

Oppdragsforståelse

Et innledende punkt, og et av de viktigste. Forstår leverandøren behovene dine? Skjønner de hva du ønsker å oppnå? Et fruktbart samarbeid krever langt mer enn at leverandøren svarer Ja på kravene i en spesifikasjon – det krever en genuin interesse og en vilje til å levere etter din visjon.

Evaluering av oppdragsforståelse gjøres best i et innledende møte etter at tilbudsforespørselen er utsendt: Leverandøren får anledning til å presentere sitt syn, og du kan stille relevante oppfølgingsspørsmål der og da. Alternativt kan det bes om en redegjørelse som del av besvarelsen.

Kompetanse

Hvilke evner har leverandøren? Hvilken kunnskap besitter de ansatte? Er kompetansen relevant for mitt prosjekt? Leverandørens kompetanse kan utforskes både via tilbudsbesvarelsen og egen research.

Innledningsvis bør du be om at leverandøren presenterer sine tilbudte ressurser. Dette gir tilbyderen anledning til å foreslå et team basert på dine behov, samt presentere de enkeltes CV-er. Det vil være aktuelt å se på utdannelse, antall år i bransjen og konkret prosjekterfaring. Presentasjon av relevant referansearbeid er også verdifullt. Be gjerne om en redegjørelse av hvorfor leverandøren mener at arbeidene er aktuelle for akkurat ditt prosjekt. Til sist kan det være lurt å be leverandøren beskrive hvordan de vil løse ulike problemstillinger direkte tilknyttet dine behov.

Du vil også kunne oppsøke kunnskap om leverandørens kompetanse på egenhånd. Har ansatte skrevet relevante artikler og blogginnlegg, eller deltatt i et ordskifte? Har leverandøren holdt bransjetreff eller deltatt på relevante konferanser? Hva sier eksisterende kunder eller konkurrenter om leverandøren?

Kvalitet

Kompetanse må omsettes i kvalitet. Hvilke prosedyrer følges? Hvilken arbeidsmetodikk benyttes? Hvordan sørger leverandøren for å forhindre opparbeidelse av teknisk gjeld? Hvordan sikres en levedyktig løsning? Hva med dokumentasjon?

Gjør deg opp en mening om hvilke områder av kvalitetssikring du er i stand til å bedømme, og la det gjerne være på agendaen for et innledende møte slik at du kan stille oppfølgingsspørsmål. Be også om en skriftlig versjon som du kan forholde deg til når du vurderer tilbudene opp mot hverandre. Avhengig av din egen kompetanse bør du vurdere hvilket detaljnivå du etterspør.

Sertifiseringer kan også bevitne kvalitet på ulike fagområder. Merk at en vurdering av disse krever kunnskap om standardens innhold.

Tilgjengelighet   

Du ønsker at leverandøren skal være tilgjengelig for deg sett opp mot ditt behov, både med tanke på kommunikasjon, antall ressurser og planlagt tidsintervall for prosjektet.

Be leverandøren foreslå hvordan dere kan kommunisere under prosjektet. Foregår dag-til-dag-kommunikasjonen via et prosjektverktøy, telefon eller e-post? Bør dere ha hyppige statusmøter? Kanskje leverandørens ansatte skal sitte hos deg deler av tiden?

Be leverandøren redegjøre for antallet tilbudte ressurspersoner. Tilbyderen bør kunne vise til prosjekter med samme omfang, og ha en bevissthet rundt hvordan spisskompetanse om løsningen best kan forvaltes.

Hvis du har lagt en plan for når prosjektet skal ferdigstilles er det åpenbart viktig å avstemme at leverandøren har kapasitet i det gitte tidsrommet. Det vil også kunne være relevant å be om en grov tidsskisse over de ulike prosjektfasene slik at du får en formening om hvordan tidsbruken fordeler seg. Å be om et detaljert forslag til fremdriftsplan er derimot lite fruktbart – det vil ikke være mulig å predikere en gjenbrukbar plan på tilbudsstadiet.

Pris

Hvis du har et budsjett vil du ønske å få dekket behovet ditt innenfor rammene, og har du ikke et beløp vil du uansett ønske å dekke behovet på en mest mulig kostnadseffektiv måte.

I vurderingen av tilbudene bør du forsikre deg om hvor mye risiko som er knyttet til leverandørens estimater. Kan tilbyder X ha levert lavest totalpris fordi de har levert sine mest optimistiske estimater? Hva skjer hvis estimatene ryker? Du gjør lurt i be leverandørene beskrive hvordan de har estimert og hvilke priselementer som anses som mest risikable. Kanskje kan du senke risikoen ved å tilby leverandøren mer informasjon, og dermed minske tidsestimatene?

Oppsummert

Gi leverandørene incentiv til å bruke tid på ditt tilbud ved å gi dem gjennomsiktighet i vurderingskriteriene og et egnet forum til å besvare de ulike delene av forespørselen. Jo bedre du tilrettelegger, jo flere relevante tilbud vil du kunne velge mellom. Med vurderingskriterier, og en vekting av disse, vil det i sin tur bli enklere for deg å vurdere de innkomne tilbudene opp mot hverandre og de målene du har satt deg.

----

Selve tilbudsforespørselen er bare én del av det vi vurderer når vi blir invitert til en prosess eller leser et offentlig anbud. Les mer om hvilke prosjekter vi velger å levere tilbud til.

Maria Tengs

Maria Tengs

Med bakgrunn fra både innholdsproduksjon og prosjektledelse i filmbransjen tilfører Maria en unik kundeforståelse til våre prosjekter som er sårt etterlengtet i en ellers nerdete bransje. Når Maria ikke rydder opp i ting liker hun film generelt, og Jack Nicholson spesielt.